Una oferta en Ahora ERP es equivalente a un presupuesto comercial. Tal como hemos mencionado en la sección anterior, podremos utilizarla; junto a la solicitud de compra, de forma individual o no utilizarla. Esta elección dependerá de la rigidez del procedimiento de compra en la organización.
Las podemos utilizar para solicitar presupuesto a uno o varios proveedores.
Existen distintas formas de crear una oferta:
- Generar la oferta a partir de una solicitud de compra
- Botón nuevo -> Oferta Proveedor
- Desde la colección
- Desde una oferta
En la sección anterior, vimos como generar la oferta a raíz de la solicitud, la siguiente forma de crear una nueva oferta, será desde el botón nuevo, para ello, nos dirigiremos a la barra de acciones de la parte superior del ERP -> Botón nuevo -> Oferta Proveedor. En caso de no visualizar esta opción, debemos contactar con nuestro administrador del ERP.
La tercera forma de crear una nueva oferta, será realizando una búsqueda la colección Ofertas de proveedor, al filtrar, saldrá un listado con las ofertas si es que hay creadas, nos situaremos en la parte izquierda en el árbol de la colección -> Botón derecho del ratón -> Menú contextual -> Nueva.
El formulario de la oferta sin cumplimentar presenta el siguiente aspecto.
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- En el formulario de la oferta, aparecen los siguientes campos:
- Oferta: Identificador de la oferta.
- Revisión: Revisión de la misma.
- Fecha: Fecha en la que se realiza la oferta.
- Código: Código asignado a la oferta.
- Proyecto: Proyecto al que se liga la oferta.
- Empleado: Empleado que introduce la oferta en el sistema.
- Departamento: Departamento del empleado que introduce la oferta.
- Serie: Serie de la oferta.
- Observaciones: Campo de observaciones.
- Plazo de entrega: Observaciones de entrega.
- Bloqueada: Check para marcar como bloqueada.
En la barra de menú encontramos las siguientes opciones:
Botonera superior con acciones
Desde esta botonera, podremos Generar directamente un pedido o generar una solicitud de compra si es que comenzamos en la oferta el proceso de venta.
Para crear la nueva oferta, rellenaremos la cabecera, también podremos marcar la oferta como bloqueada, establecer el plazo de entrega y añadir observaciones. Una vez finalizada la edición, pulsaremos el botón guardar en la parte inferior izquierda.
Contenedor con pestaña de Líneas de oferta, pestaña de proveedores y valoración
De forma automática, al guardar la cabecera, se habilitarán la edición de las líneas y el menú asociados de la parte inferior. A continuación, se cumplimentarán las líneas de la oferta introduciendo el/los artículos.
Tip: Si pulsamos F3 en nuestro teclado, activaremos un asistente que nos ayudará a realizar una búsqueda de artículos. Si pulsamos la opción F2 nos abrirá un asistente completo en el que buscaremos los artículos.
En la pestaña Líneas se detallan todos los artículos que se deseen indicando el almacén sobre el que se realizará el pedido, la cantidad de material que se refleja en la oferta y el precio unitario del mismo.
Aparece una columna de estado de la oferta y una columna en la que aparece el identificador del pedido de proveedor, en el caso de que se hubiera formalizado el pedido.
Pulsando sobre la columna de Stock aparece un cuadro resumen del stock del artículo.
Una vez finalizamos la edición de las líneas, en la grid inferior podremos ver el importe total y seleccionar el check de preferencial, este check se utiliza para marcar a que proveedor le queremos solicitar el material. Si no marcamos nada al imprimir la oferta tendríamos una oferta para enviar a cada proveedor.
En la pestaña Proveedores, podremos indicar y ver los distintos proveedores que nos ofertan los productos indicados en la primera pestaña. Pulsando doble click sobre la línea del proveedor, se recargarán las grids inferiores.
Las columnas que aparecen en la grid son; los datos que identifican al proveedor, el contacto y los datos económicos de un posible pedido como son; la lista de precios, la moneda en la que se expresan las cantidades, descuentos, portes e impuesto a aplicar.
Al seleccionar un proveedor, se cargará su lista de precios y podremos modificar directamente el precio, e ir incluyendo los diferentes precios en la lista de precios del proveedor.
En la parte inferior visualizaremos el subtotal de la oferta, descuento, base, impuesto, recargo y el total.
Si introducimos tanto artículos como proveedores se habilitará una nueva pestaña Valoración, en la que se relacionarán los artículos con los proveedores, y podremos realizar comparaciones de precios del mismo artículo para los distintos proveedores.
Podemos ordenar por cualquier columna, en este ejemplo será por la columna Proveedor. Si observamos la parte inferior, podremos analizar las bases, descuentos, impuestos y totales.
Para continuar el proceso de compra, pulsaremos la opción generar pedido y completaremos el asistente que generará el pedido, formalizando la oferta y finalizando la interacción con este documento de compra.
Además de completar los campos básicos, podremos añadir observaciones, establecer las fechas de entrega y fecha tope.
Si hemos marcado algún proveedor como preferencial en la oferta, éste aparece chequeado ya cuando vamos a generar el pedido.
En la parte de las líneas, podremos seleccionar todas o algunas de ellas mediante el campo de tipo check que se resalta en la imagen a continuación.
Desde la oferta podremos generar distintos pedidos a los proveedores que hayamos incluido en la misma.
Cabe destacar que, durante la generación del pedido a partir de la oferta, podremos modificar tanto cantidades como importes.
Si volvemos a la oferta y actualizamos (F5) cambiará el estado de la misma, aunque esto no impide que podamos reutilizar la oferta y generar nuevos pedidos.
