Para definir nuevos balances o modificar los existentes dentro de AHORA ERP, es necesario abrir la pantalla de “Definición de Balances”. Para acceder a ella, se deben seguir los siguientes pasos: “Inicio” - “Menú” – “Gestión Contable” – “Definición de Balances”.
En la zona inferior figuran las líneas que componen cada uno de los balances que se está definiendo o modificando. (Ejemplo de imágenes del balance de situación)
Volviendo a la parte superior, podemos ver el identificador del balance. Es decir, su Id, la descripción del mismo, sus características (EFE: EOAF,) y si se aplica o no un orden de cálculo especial en sus líneas.
¿Check “EOAF” para qué sirve? EOAF: Estado de origen y aplicación de fondos
Dado que nos podemos configurar nuestros balances, podemos utilizar esta opción para definir un balance “Estado de origen y aplicación de fondos”, aunque en la configuración
estándar éste no existe. Es un tipo de balance que ya no se suele utilizar, pero si es necesario, dispondremos de esta opción.
¿Qué implica “Aplicar Orden” en un balance?
Si se va aplicar un orden especial de cálculo en las líneas de un balance, habrá que marcar el check en “Aplicar Orden”. Al pulsar sobre el botón “Orden de Cálculo” se mostrará un formulario de orden de cálculo en el cual seleccionaremos qué orden queremos que tengan las líneas.
Si queremos que una línea se calcule antes que otra, tendremos que subirla o bajarla en función de su orden de cálculo. Para que este orden se aplique, se debe “Aceptar” y “Guardar” el nuevo orden establecido. Una vez aceptado el nuevo orden de cálculo, se podrán visualizar los cambios definidos donde, además, deberemos aplicar la opción de “Actualizar” en el balance.
El siguiente paso es seleccionar un balance ya definido. Para ello, en la pantalla superior del formulario “Id”, seleccionaremos cualquiera de los balances ya existentes. Aquí la Id actúa como una clave (un identificador con una descripción más extendida), y en función del balance elegido, se mostrarán unas líneas u otras en la parte inferior.
Balances especiales “EFE” estado de flujos de efectivo
Si observamos la fórmula, ya no se compone como una formula normal, sino que en realidad es un proceso o stored procedure que recibe unos parámetros (cuentas de la base de datos).
Vamos a seguir con el asistente principal del balance y todas las opciones que ofrece.
Entre las múltiples opciones que ofrece la pantalla superior del balance, la primera botonera permite crear un nuevo balance desde cero, eliminar uno ya existente, modificar el orden de cálculo de las líneas y la descripción del balance, copiar un balance para hacer uno nuevo en base a uno ya existente, y/o establecer la empresa en la cual estará disponible el balance (una específica o todas en caso de multiempresa).
Para poder modificar un Balance Estándar, previamente es necesario hacer una copia del mismo.
Opciones que ofrece la pantalla superior del balance
En la cabecera, la opción con nomenclatura “Empresa” establece la empresa especifica de vinculación o todas. Permite relacionar el balance con la contabilidad de una o de todas las empresas.
Definir la empresa de vinculación de un balance
Las opciones de línea de la zona superior del formulario
En la zona superior del formulario del balance podemos ver la descripción de la línea. En caso de necesitarla, podremos modificarla y, tras ello, seleccionar la opción “Guardar” y “Actualizar” los cambios.
También podemos visualizar la clave asociada, la fórmula para la línea en concreto y cómo vamos mostrarla en el balance (en negrita, cursiva, subrayado), marcando el check en las opciones una vez posicionados en la línea a modificar.
BALANCES: FÓRMULA
Si queremos cambiar el cálculo de una línea debemos seleccionarla y pulsar sobre el texto fórmula que aparece en formato azul. Se desplegará el asistente de la fórmula para poder Editar. Podemos ver en detalle y con descripción las cuentas que forman parte la fórmula del epígrafe.
Fórmula de una línea del balance
Si queremos añadir una nueva cuenta, bien buscándola o bien filtrándola, seleccionamos la cuenta y la agregamos a la fórmula. En caso de querer eliminar alguna cuenta de la formula, seleccionamos la cuenta en el grid de la formula, y pulsamos “Eliminar”. Paso seguido haremos clic en “Aceptar” para almacenar la fórmula. Si queremos que los cambios se reflejen en el balance, tenemos que pulsar “Guardar” y paso seguido “Actualizar”. De esta forma se almacenan y se visualizan los cambios en el balance.
Si observamos las cuentas seleccionadas de la formula, a la derecha veremos dos columnas:
1 . (- ) (+):
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Cuando accedemos a la configuración de una fórmula, observaremos en el grid inferior que existe un check box “+” asociado a cada una de las cuentas que componen la fórmula.
Activar este check significa que solamente aparecerá la cuenta en el balance si su saldo es positivo (para la sección Activo/Debe) ó si su saldo es negativo (para la sección Pasivo/Haber). Independientemente de si el saldo de la cuenta es positivo o es negativo, cuando se muestre su valor en el informe siempre aparecerá en positivo, ya sea en el Activo/Debe ó en el Pasivo/Haber.
Por otro lado, desde el formulario de definición de balances, podemos saber si hemos activado este check box para una determinada cuenta de una fórmula porque esa cuenta aparecerá entre paréntesis en el campo Fórmula.
2 . - (Saldo) nos permite cambiar el signo del saldo de la cuenta realizando doble clic sobre el signo “+” o “-“.
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Por otro lado la opción de "Saldo" + y - es para indicar si en la formula se va restar o sumar al resto de las cuentas de la formula. Si pulsas doble click en la de saldo te cambia el + a - eso es que el saldo de esta cuenta se resta.
El campo “Si Negativo” es el que debemos rellenar cuando queremos que la formula y la línea que estamos viendo se muestre en otra clave, si el valor del cálculo resultante es negativo.
El campo “Si Negativo”
Por ejemplo, en el siguiente balance de situación la cuenta 5523 si es positiva la mostraríamos en A24, pero si la 5523 sale en negativo, nos saldría en la clave B48, que es una clave del pasivo (o la que le indiquemos).
Con las opciones de la botonera, podremos cambiar de nivel una línea, mover su posición, movernos a siguiente línea, insertar una nueva o eliminar la línea de la posición.
Las opciones de la botonera
Con el botón “Insertar” añadimos una línea por encima de la línea en la que estamos situados.
Cuando insertamos una línea deberíamos rellenar su descripción, su clave y su fórmula. Tras ello, aceptar, guardar y actualizar el balance. Si insertamos una línea de nivel inferior, para que el epígrafe superior la tenga en cuenta en su fórmula, tendremos que cambiar la fórmula del epígrafe para que considere la nueva línea en su cálculo.
Si observamos las líneas de un balance, podemos ver que hay ciertos títulos que tienen una fórmula o clave para que la suma posterior de esa información dependa o se asocie a ese epígrafe en concreto. Luego tenemos otros epígrafes que tienen fórmulas más específicas, como, por ejemplo, una fórmula basada en un funcionamiento de grupos de cuentas específicas. Las agrupaciones “1. 2. 3.” normalmente son sumas de las claves que tienen por debajo (a) (b) (c) (d)
Configuración fórmula de las líneas