Es conveniente recordar que cuando estamos cerrando un ejercicio contable o queremos comprobarlo, tenemos que seguir los 4 pasos básicos para realizar el proceso y detectar un posible descuadre:
IMPORTANTE: Para realizar el cierre del ejercicio, debemos tener creado el ejercicio contable siguiente, donde se ubicará el asiento de apertura.
Paso 1.- En la pantalla de “Gestión de Asientos”, dentro del menú de opciones superior de la pantalla >“Ver” >“Asientos descuadrados”. Es un buscador de asientos descuadrados en el ejercicio contable de la pantalla. Es una herramienta muy útil cuando tenemos balances descuadrados.
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“Asientos descuadrados”
Paso 2.- Menú superior de la pantalla > “Procesos contables” > “Renumeración de asientos”.
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“Renumeración de asientos”
Con el objetivo de eliminar huecos entre asientos o asientos vacíos, hacemos la remuneración, ya que en la actividad habitual de una empresa se dan casos donde eliminamos o modificamos asientos. Teniendo en cuenta una vez que hacemos alguna modificación en el asiento, éste asume otro número, debemos hacer el proceso de remuneración, para que la numeración de nuestra contabilidad siga un orden correlativo.
NOTA: Tal como se muestra en el aviso, debemos asegurarnos que no hay ningún usuario trabajando, puesto que en caso contrario tendremos que repetir el proceso.
Paso 3.- Menú superior de la pantalla “Procesos contables” > “Regularización contable”:
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"Regularización contable"
Como paso previo al cierre del ejercicio, debemos hacer la regularización contable. En este paso se saldan y cierran las cuentas de gastos e ingresos, trasladando sus saldos obteniendo una única cuenta el resultado de la empresa (cuenta 129) después de un periodo de tiempo, que suele ser un año que recoge el beneficio o pérdida. Tendremos que establecer la fecha de regularización y "Aceptar" los datos definidos.
Paso 4.- Menú superior de la pantalla “Procesos contables” > “Cierre y apertura...” de forma definitiva o parcial.
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“Cierre y Apertura” parcial / definitivo
El proceso de Cierre y Apertura (Parcial) / (Definitivo), se diferencian en que:
- Cierre y Apertura Parcial es como una instantánea de la actividad de la empresa para poder ver la situación contable de la empresa. El cierre parcial sí que permite añadir apuntes/trabajar con el ejercicio contable a posteriori.
- Cierre y Apertura Definitivo es una imagen fija de la actividad de la empresa a lo largo de un ejercicio contable y mientras que esté cerrado no podremos añadir ningún apunte al ejercicio que hemos cerrado o modificar los, tan sólo consultar los estados contables.
Definiremos las fechas de cierre y el ejercicio de apertura y al aplicar "Aceptar" se ejecutará el proceso con éxito. Si el proceso no se ha podido ejecutar, se puede deber a qué no hemos eliminado alguno de los asientos del anterior cierre que hemos realizado (regularización n - cierre n – apertura n+1) o tenemos las cuentas bloqueadas dentro de un rango de fechas que incluye el cierre.
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NOTA: el cierre definitivo se puede revertir desde la opción “Gestión de cierre contables” donde podemos abrir y cerrar ejercicios con cierre y apertura (Parcial o Definitivos) y de esta forma convertir el cierre definitivo en parcial o viceversa. Para hacer el cierre definitivo o parcial de nuevo debemos eliminar todos asientos anteriores (regularización 2019 - cierre 2019 – apertura 2020) y repetir el proceso de cierre.
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Enlaces relacionados: Utilidades para comprobar el descuadre del balance