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Ejercicios de contabilidad

Cada año, la empresa debe de tener su ejercicio contable asociado, en el que se registran los movimientos contables correspondientes a todas las operaciones económicas que realiza la compañía. Cada ejercicio suele corresponder a un año natural, aunque existen algunas excepciones.


Empecemos por lo primero. Para ver y dar de alta nuevos ejercicios contables, disponemos del elemento “Ejercicios Contabilidad”, asociado a cada empresa que tengamos dado de alta en nuestra Base de Datos (BBDD). Clicando el botón derecho sobre el año escogido, se desplegará un menú que nos dará la opción tanto de ver un ejercicio contable ya existente (“Ver”) como de crearlo (“Nuevo").

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A continuación veremos las opciones disponibles al entrar a un ejercicio ya existente. Más adelante, hablaremos de cómo crear un nuevo ejercicio contable desde cero.

Como ya hemos dicho, clicaremos con el botón derecho sobre el ejercicio escogido, y a continuación escogeremos la opción “Ver”. Una vez dentro de la ficha de un ejercicio contable, veremos que dispone de 5 pestañas con una serie de campos.


General

En esta pestaña, visualizaremos los campos principales de cada uno de los ejercicios contables.

 

Estos campos son:

  • Empresa: Empresa al que pertenece el ejercicio contable
  • Periodo de – a – : Intervalo del ejercicio
  • Abierto: Check que indica si actualmente el ejercicio se encuentra abierto o no
  • Descripción: Descripción del ejercicio
  • Abreviatura: Descripción corta del ejercicio
  • Fecha Cierre: En el caso de que el ejercicio se encuentre cerrado, indicará la fecha de cierre del mismo.

 

Contabilidad

En esta pestaña se indica el número de dígitos que utilizamos en el ejercicio, así como los diferentes niveles de cuentas existentes en el Plan Contable asociado al mismo:

 

 

En la casilla “Dígitos Subcuenta” visualizáremos el número de dígitos de las subcuentas del ejercicio.

Por otro lado, en los campos incluidos en “Dígitos de niveles de cuenta”, en función del número de niveles que tengamos, veremos el número de dígitos de cada uno.

 

Numeración

En tercer lugar, encontramos la pestaña “Numeración”. En ésta, indicaremos el año de numeración de los principales elementos de la aplicación asociados al Ejercicio Contable.

 

 

Periodos

Siguiente pestaña nos muestra los periodos fiscales que se han creado para el ejercicio contable en cuestión. Si no tenemos ningún periodo fiscal creado, o nos falta alguno por crear, se puede ejecutar el proceso en cualquier momento del ejercicio. 

Para ver los detalles del proceso consultar siguiente artículo: ERP - Generar periodos fiscales


Num. Doc.

La numeración de documentos en nuevo ejercicio permite seleccionar la numeración que tendrán, de inicio, los documentos de compras y ventas en el nuevo ejercicio. Esta pestaña estará vacía si, en ese ejercicio, todavía no hemos configurado los contadores de documentos:


Para ver los detalles del proceso consultar siguiente artículo: ERP - Numeración de documentos en nuevo ejercicio


Opciones ejercicio contable

Desde la ficha de Ejercicios Contables disponemos de un menú “Opciones”, desde el que podremos escoger entre dos opciones: definir el ejercicio actual como predeterminado y ver las cuentas generales.

 

 

  • Ejercicio actual como predeterminado: En la parte inferior izquierda del menú nos marca, en color rojo, el ejercicio sobre el que estamos trabajando al acceder a la aplicación. Clicando la opción “Ejercicio actual como predeterminado”, podremos modificar este ejercicio y establecer como predeterminado para este usuario el que estamos viendo en ese momento. 
  • Ver cuentas generales: Accedemos directamente a las cuentas generales, donde se configuran las cuentas asociadas a los conceptos contables generales. 

 

 


Ejemplo de creación de un nuevo ejercicio


Una vez hemos visto las opciones disponibles en un ejercicio ya existente, pasamos a explicar cómo crear un nuevo ejercicio. Tal y como ya hemos explicado anteriormente, para dar de alta el nuevo ejercicio iremos al árbol situado a la izquierda de la pantalla, y sobre 'Ejercicios de Contabilidad' pulsaremos botón derecho/ “Nuevo”. También podremos hacerlo desde la ficha de un ejercicio ya existente.

Dos opciones de crear nuevo ejercicio contable


Al crear un nuevo ejercicio contable (por ejemplo, 2023) tenemos dos opciones, crearlo desde cero o a partir de un ejercicio ya existente, que suele ser ejercicio anterior (2022), y de  esta forma todas las cuentas y subcuentas que se han ido creando se traspasaran al nuevo ejercicio.

Generalmente, al dar de alta un nuevo ejercicio necesitaremos que se copie a partir de uno ya existente, por lo que nos aparecerá una pantalla en la se nos consultará si queremos hacerlo de este modo y debemos seleccionar opción 'Si' para el trasvase de datos.

 

 

Si aceptamos, nos aparecerá un asistente donde indicaremos el ejercicio que tomaremos de base, que suele ser ejercicio anterior al que se va crear (n-1).

  

1.- En la primera opción, indicaremos cual es el ejercicio contable de entre todos los existentes en la empresa a partir del cual vamos a crear el nuevo ejercicio.

2.- En la segunda opción, seleccionaremos si copiar el plan contable y también todas las subcuentas. Habitualmente se marcarán las dos opciones.

3.- Finalmente, indicaremos si deseamos proseguir las numeraciones del anterior ejercicio o reiniciar de nuevo las numeraciones de los documentos en el nuevo ejercicio que estamos creando. De todas formas, esta asignación se puede configurar en la siguiente pestaña 'Numeración'. Por ejemplo en casos donde necesitamos seguir con la numeración de todos los objetos excepto los 'Contratos'

Una vez completado el formulario pulsaremos “Aceptar”. Nos aparecerá el formulario del nuevo ejercicio contable creado y terminaremos de completar y revisar los datos del mismo:

  • Periodo del ejercicio: hay que tener en cuenta que existen ejercicios contables que no coinciden con año natural.
  • Descripción del ejercicio. Como se muestra en la imagen, esta descripción se mostrará al consultar el formulario de ejercicio contable, su nomenclatura y también al desplegar el objeto de "Ejercicios Contabilidad".
  • Abreviatura

 

Por defecto, el sistema nos pondrá en el período el primer y último día del año en curso. Deberemos revisar las fechas, ya que no es posible tener 2 ejercicios solapados.


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