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La respuesta a esta pregunta podría parecer evidente: lo necesitamos allí donde el control y la manipulación del stock son cuestiones fundamentales en el negocio y en el trabajo diario. Pero quizás no sea siempre así. En muchos casos no son tan críticas cuestiones como estas, que empiezan a ser ya importantes para valorar si necesitamos realmente un SGA:

• Podría ser importante contar con la información sobre la situación del stock de la forma más cercana al tiempo real. Puede que no nos sirva de nada introducir a última hora del día todos los movimientos que nuestros operarios han hecho en el almacén y que nos facilitan en papel; el stock no deja de estar en su sitio, pero quizás demasiado tarde.
• Trabajar con el stock resulta a veces inseguro, si se imputan sobre el sistema operaciones que se han hecho en otro lugar, en otro momento, por parte de otra persona,Podemos cometer errores de identificación de los productos con los que hemos trabajado, indicar cantidades erróneas, etc.
• El volumen del stock a controlar y por tanto del trabajo a realizar con él puede ser de tal magnitud que sea imprescindible contar con herramientas avanzadas para hacer frente a estas dificultades. Cuando hablamos de volumen no nos referimos tanto a cantidad sino a aspectos cualitativos como variedad de referencias, estacionalidad de productos, rotaciones muy variables, etc.
• Trabajar con el stock cuesta tiempo, y dinero. Posiblemente necesitemos algo para controlar dichos costes, y tratar de optimizarlos. Es importante controlar también, por supuesto, la productividad del equipo de trabajo que actúa sobre el almacén. No solo es importante el valor financiero del stock; también lo es el coste que nos supone tenerlo y trabajar con él.

Si en nuestro negocio no son críticas cuestiones como las anteriores, o todavía no estamos preparados para atender a su criticidad, quizás no necesitemos o no podamos tener un SGA. Pero si lo son y estamos dispuestos a abordarlas, empieza a encajar en nuestro negocio la implantación de un SGA para darles solución.

Así pues, parece que lo fundamental que nos debe aportar un SGA podría resumirse ser estos cuatro aspectos:

• Trabajo in situ y en tiempo real.
• Precisión en la información del sistema, en el tiempo y el espacio.
• Optimización de la ocupación del almacén y del trabajo realizado en él.
• Seguimiento detallado del tiempo/coste del trabajo.