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Concepto 'Seguimiento'
Dentro de Ahora ERP existe un objeto llamado 'Seguimientos'. Un seguimiento es un formulario que permite registrar acciones y el tiempo de dedicación para ello. Se permite relacionar con gestión de documentos e incluso opcionalmente se pueden informar costes.
Pueden servir para las anotaciones comerciales, para imputar trabajos o imputar cambios: llamadas, reuniones, citas, email, etc., o de cualquier otro tipo.
Un seguimiento puede asociarse a un cliente, a un proyecto, o puede que se obligue a que siempre se asocie a una tarea si es que interesa asignar la obligatoriedad (si se ha marcado o no el check 'Seguimientos únicamente contra tareas' del proyecto).
El objeto 'Seguimientos', está disponible típicamente en los objetos asociados del proyecto, y del cliente (si previamente se ha activado a través del Admon). Incluso puede activarse asociado a otros objetos (proyectos, clientes, proveedores, tareas, etc...).
Si visualizamos los seguimientos desde la ficha de un cliente concreto, obtendremos el detalle de los seguimientos imputados directamente a ese cliente.
Nuevo 'Seguimiento'
Para crear o dar de alta un nuevoseguimiento podremos hacerlo desde distintos puntos en la aplicación:
1. Alta directa: Desde el botón nuevo, previa activación en ADMON.
2. Formulario de 'Seguimiento'. Botonera inferior de opciones, botón 'Nuevo'.
3. Búsqueda de colección: También lo podemos crear como un objeto con nueva búsqueda sobre Seguimientos, botón derecho -> Nuevo.
4. Botón + botonera de acciones colección: Desde el botón + de la botonera de acciones de la colección.
5. Árbol de cliente: desde el árbol del cliente.
A continuación, se muestran algunas de las formas de crear nuevo proyecto y más adelante se verán los casos de uso.
- Nodo: Gestión - Proyectos - 'Nuevo Proyecto':
- Botón + botonera de acciones colección:
Ficha Seguimiento
Pestaña 'Descripción'
Dentro de la pestaña 'Descripción' se pueden detallar información relevante del seguimiento.
- Los principales datos a informar son: Proyecto, Cliente o Planta, Proveedor o Proveedor, Contacto Cliente, Contacto de Proveedor, Empleado, Tareas (si es el caso).
- Tarea: relacionar el seguimiento contra una tarea. Aquí existen varias opciones de asociar el seguimiento contra las tareas:
- T: Cargar las tareas existentes para Seleccionar la que corresponda.
- C: Crea una tarea nueva.
- Si se marca el check 'Pendiente', en el seguimiento se puede conseguir que avise el buscador / Dashboard/Panel de inicio que existen seguimientos pendientes de realizar. Luego al concluirlo, ya se procederá a desmarcar el check pendiente para darle condición de completado.
- Check 'Facturable' tiene el propósito de reflejar el coste del seguimiento, con el objetivo de que luego pueda sacarse un informe/listado de los seguimientos facturables y así poder pasarlos en las facturaciones. Esto no es un proceso automatizado en AHORA ERP.
- Grupo (Comerciales): son las acciones que se han configurado en el mantenimiento de proyectos: Claves. Dentro del grupo se definen todas las posibles claves de las acciones a realizar (llamadas, visitas, salidas, ect)
- Incluso se pueden tener Subclaves, para tener aún más detalle de la acción (llamada entrante, 1ª visita, Siguientes visitas, etc).
Esto es una relación de grupo de acciones y subacciones para luego poder hacer clasificaciones o demás. No es necesario cumplimentar los tres campos (Grupo; Clave; SubClave).
- Descripción: breve descripción de la acción.
- Cantidad
- Tiempo Real en minutos: es el calculado del tiempo de dedicacion que se ha imputado en la cabecera del seguimiento: Hora inicio / hora final.
- Tiempo estimado: es el tiempo que se habia previsto y de esta forma poder comprar las desviaciones y realizar si procede, ajustes.
- Tiempo Desplazamiento: es el tiempo que trascurre en el desplazamiento desde las oficinas/casa del empleado a las instalaciones del cliente. Este dato permite mostrar el tiempo real de dedicación del empleado en la acción reflejada.
- Coste:
¿De dónde se cogen los costes? al igual que los partes, que se pueden asociar acciones o claves a empleados, aquí es análogo. En los mantenimientos de los partes, en acciones-precios, se definen los precios - coste de cada acción segun el empleado.
Los seguimientos, igual que cualquier otro objeto de la aplicación, se puede obtener la colección de los mismo en las búsquedas, imprimir, exportar a Excel, etc.
Al hacer búsquedas sobre los seguimientos, esto permite mostrar los resultados adaptándose a la información que se necesita mostrar y su forma: pendiente, facturable, contra determinado cliente y proyecto, etc.
También es posible buscar los seguimientos agrupados en tareas y ver resultados sobre tareas.
Pestaña 'Documentos'
Se mostrarán los documentos disponibles que se han ido relacionando con el seguimiento, como por ejemplo, correos electrónicos.
Pestaña 'Observaciones'
Se dispone de una pestaña para añadir cualquier observación necesaria para el seguimiento.
Pestaña 'Relaciones'
Se muestran todos los objetos relacionados con el seguimiento.