Este elemento sirve para poder disponer de una estimación inicial de importes en lo referido a Gastos, Ingresos e Inversiones, en forma de presupuesto, con el fin de poder estudiar desviaciones posteriores con respecto a lo previsto. Este análisis es a nivel de centros de coste normalmente ligados a proyectos.
NOTA: esta funcionalidad está preparada para trabajar con centros de coste por líneas (parámetro CENTROCOSTE_LINEA activado).
Hay tres tipos de Presupuestos Analíticos de Proyectos: Oficial, Operativo y Cierre.
- Oficial: Es el que se genera por defecto inicialmente, y ha de recoger la estimación basada en fichas de presupuestos para cada centro de coste. Este una vez Validado queda bloqueado y se generará una copia o revisión de tipo Operativo.
- Operativo: Este tipo de presupuesto es el que el usuario podrá manipular y jugar con los datos lo que desee durante el transcurso del tiempo.
- Cierre: Este tipo de presupuesto se genera cuando se usa la opción Presupuesto --> Generar Revisión de Tipo Cierre. Se empleará para presentar los resultados.
Una nueva ficha de presupuesto analítico será de tipo Oficial inicialmente. En este tipo de presupuesto se recoge la estimación presupuestada como punto de partida para poder hacer un análisis comparativo posterior.
En función de la Definición de Centros de Coste que haya configurada, así se pintará el árbol de Centros de Coste en el panel izquierdo.
En la cabecera hay que indicar el Ejercicio, y cuando proceda, si lo activamos o no.
Para visualizar/calcular los importes, hemos de tener marcado alguno de los checks Comprometido, Real y/o Disponible. Esto habilitará las columnas correspondientes para cada mes del año en la rejilla inferior. Si no marcamos ninguno de los tres checks, únicamente veremos los importes presupuestados de cada mes.
- Comprometido: el importe asociado a documentos no contabilizados en cuyas líneas se haya asociado el centro de coste (líneas de pedido de proveedor, líneas de solicitudes de compra, líneas de gastos, desgloses de facturas de acreedor)
- Real: el importe real reflejado en los apuntes contables en cuyo desglose analítico esté el centro de coste seleccionado.
- Disponible: importe mensual presupuestado - (importe comprometido + importe real)
Hay que pulsar Filtrar para calcular los datos de cada columna.
Para poder comparar con la realidad contable-analítica, es necesario dar de alta una o varias Fichas de Presupuestos asociadas a cada presupuesto analítico.
Fichas de Presupuestos
En las fichas hay que indicar el Departamento, el tipo que podrá ser Gastos, Inversiones, o Gastos/Ingresos, un Responsable, un Supervisor y una Descripción. Una vez guardada podremos indicar los proyectos que vamos a presupuestar con esta ficha y podremos anotar el importe estimado para cada mes que se quiera presupuestar.
Las fichas de presupuestos siempre han de ser creadas a partir de los objetos asociados de un presupuesto analítico.
Para cada proyecto se mostrará su Total como suma de todos los importes mensuales. También disponemos del total mensual al pie de cada columna de la rejilla.
El Tipo de ficha lleva asociada una posible relación de Subcuentas contables, una clasificación y un departamento. Esta relación determina las cuentas que aparecerán para presupuestar para cada proyecto que añadamos a la ficha de presupuesto. Además, la clasificación permitirá relacionar esa subcuenta con la sección oportuna dentro de la ficha: Gastos, Ingresos o Inversiones. Este mantenimiento está accesible en Mantenimientos --> Estudio Económico --> Presupuestos --> Grupos de Cuentas para Presupuestos.
Volviendo a la ficha de presupuesto, los importes estimados para cada mes se anotarán en la casilla correspondiente a las subcuentas dentro de la secciones inferiores de Gastos, Ingresos o Inversiones (recuadro azul), y no se deben indicar en la zona del recuadro rojo porque esos datos no se llevan al presupuesto analítico.
En cuanto a los proyectos que se añaden a las fichas de presupuestos, éstos deben tener asociado en su ficha el centro de coste al que se ligará su análisis:
Por tanto, primero hemos de dar de alta los proyectos a analizar con su correspondiente código analítico, después asociaremos el proyecto en las fichas de presupuesto que corresponda, y entonces ya podrá indicarse un presupuesto estimativo de cada mes para las subcuentas oportunas.
En la pestaña "Pres. Disponible" de la ficha de presupuesto podremos ver de forma conjunta la información anotada para cada proyecto. Si seleccionamos con el ratón uno de los nodos del árbol de centros de coste, nos mostrará la relación de ingresos, gastos, inversiones y margen estimado para ese nodo en cuestión.
Las fichas de presupuesto se pueden pasar a estado VALIDADO desde su menú Ficha --> Validar.
También se pueden versionar, lo que genera una copia de la revisión actual que se podrá usar como Activa desactivándose la anterior que estuviese activa. OJO: sólo se pueden versionar si no están en estado Validado.
Existe un botón HISTÓRICO en el pie del formulario para poder acceder y recuperar alguna de las fichas que ya definí en su momento.
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