Tabla de contenidos
- Objetivos.
- Sincronizaciones.
- Empresas.
- Movimientos.
- Cuentas Bancarias.
- Reglas.
- Datos Demo.
- Parámetros.
- Filtros.
- Conciliación.
- Generar asientos.
- Conciliación automática.
- Conciliación manual.
- Históricos de conciliaciones.
- Histórico de conciliaciones de usuario.
- Consulta de saldos
1. OBJETIVOS
- Conectar con los bancos y bajar los movimientos de las cuentas.
- Creación de reglas contables para aquellos movimientos bancarios que queramos que nos genere asientos contables automáticos conciliándolo con el movimiento.
- Conciliación automática o manual de asientos contables contra movimientos bancarios.
- Conciliación automática o manual de efectos de cobros y/o pagos contra movimientos bancarios realizando el cobro y/o el pago del efecto y conciliando el movimiento contable.
- Retroceder cualquier conciliación realizada.
- Consultas de históricos de conciliaciones.
- Conciliaciones en moneda.
2. SINCRONIZACIONES
EMPRESAS
La primera vez que entremos nos pedirá que sincronicemos con las empresas del ERP debemos aceptar.
También podemos acceder al menú “Configuración”-> “Mantenimientos”->”Empresas” y, desde él, podemos ver la lista de todas las empresas y sincronizarlas.
MOVIMIENTOS
Podemos sincronizar movimientos desde el menú “Sincronizaciones”->”Actualiza movimientos”. Nos saldrá la siguiente pantalla.
En ella, la Conciliación nos pide la empresa a la que pertenece la cuenta que queremos actualizar, la cuenta bancaria que queremos actualizar y la fecha desde la que queremos actualizar movimientos.
También podemos actualizar movimientos desde la pantalla principal dentro de la tarjeta de la empresa, pulsando “Actualizar movimientos de cuentas”.
También, dentro de los movimientos de la cuenta, aparece un botón de sincronización de movimientos.
Desde esta pantalla también podemos anular movimientos bancarios, que no queremos que nos aparezcan para conciliar, pulsando en el check que aparece en el movimiento.
3. CUENTAS BANCARIAS
Crearemos tantas cuentas bancarias como necesitemos. Necesitaremos los datos de autentificación proporcionados por el banco al que pertenece la cuenta bancaria.
Una vez creada la cuenta bancaria, hace falta asociarle la domiciliación del ERP asociada a dicha cuenta.
REGLAS
Dentro de las cuentas bancarias, podemos definir una serie de reglas para crear asientos automáticos a partir de los movimientos bancarios.
En este ejemplo, el programa buscará la palabra “tributo” en la descripción de los movimientos. Si lo encuentra permitirá generar asientos automáticos de forma que la cuenta del banco vaya al haber y la cuenta de gastos al debe, con el importe de cada movimiento y con el concepto “pago tributos” tal y como indica en el formulario.
Podemos copiar esta regla a todas las cuentas que queramos de una vez, así como copiar todas las reglas de una cuenta a todas las cuentas que seleccionemos.
4. DATOS DEMO
Existe la posibilidad de cargar datos para poder mostrar/probar la funcionalidad de la aplicación. Para ello debemos tener una instalación del “Ahora Conciliación” limpia y una base de datos vacía del ERP, en otro caso no podremos cargar los datos.
Al entrar en la conciliación sólo tenemos que sincronizar las empresas y acto seguido cargar los datos demo.
La carga de datos demos está en el “menú utilidades”->” Carga datos Demo”, este menú carga datos en la base de datos principal y en la base de datos del ERP, para poder probar la aplicación.
5. PARAMETROS
Podemos configurar los márgenes que queremos aplicar en importe y en fechas para las conciliaciones automáticas, tanto para efectos como para asientos, desde el menú Configuración->Parámetros.
6. FILTROS
Podemos crear filtros para identificar los movimientos del banco que son efectos de cartera, separando por cobros y pagos.
En el siguiente ejemplo:
Para casar movimientos del banco con efectos de cobro, buscará sólo aquellos movimientos que contengan la palabra “Recibo” en su descripción, si no indicamos nada en buscará los que coincidan por fecha e importe más menos los márgenes indicados en los parámetros.
7. CONCILIACIÓN
La pantalla de Conciliación, a la cual se accede desde el menú Conciliación->Conciliación, realiza la búsqueda de los movimientos de la cuenta seleccionada, con los filtros que indiquemos.
Desde aquí podremos realizar lo siguiente:
- Generar asientos automáticos, para aquellos movimientos que cumplan las reglas definidas en la cuenta bancaria.
- Conciliación automática. tanto para efectos como para asientos.
- Conciliación manual de efectos y de asientos.
Para realizar las conciliaciones, introduciremos la empresa y la cuenta bancaria que queremos conciliar. Podemos, además , indicar importe mínimo y máximo de búsqueda y fechas desde y hasta para realizar filtrados más acotados.
Una vez tenemos rellenos estos datos, pulsamos la lupa. Esto realizará la búsqueda de los movimientos bancarios, asientos y efectos que cumplen los criterios.
Desde esta pantalla, podemos añadir reglas a la cuenta que tenemos filtrada pulsando “+Reglas”, así como consultar las reglas que tenemos definidas para dicha cuenta o aplicar las nuevas reglas que hayamos creado desde aquí, desplegando el botón de “+Reglas”.
GENERAR ASIENTOS
Cuando un movimiento sea susceptible de generar asientos, nos saldrá en verde. Además, pulsando el botón “Generar Asientos”, nos saldrá todas las propuestas de movimientos que son susceptibles de generar asientos.
Podemos desmarcar aquellos asientos que no queramos generar.
Una vez hemos revisado todas las propuestas de asientos, si pulsamos el botón “Generar Asientos Conciliar”, se generarán todos los asientos que queden marcados en esta pantalla. Se quedarán conciliados con el movimiento del banco y aparecerán punteados en nuestro extracto contable.
CONCILIACIÓN AUTOMÁTICA
Si pulsamos sobre la conciliación automática, intentará conciliar, tanto efectos como asientos contra los movimientos del banco. Podemos conciliar sólo asientos o sólo efectos, si pulsamos sobre uno de los desplegables des este botón.
Dependiendo de lo que hayamos pulsado, nos hará la propuesta de conciliación de asientos, de efectos o de ambos.
Podemos eliminar toda, o alguna de las propuestas que nos ha realizado. Si estamos conformes con la propuesta, pulsamos “confirmar conciliación” en la parte de asientos, nos punteará el asiento en contabilidad y dejará conciliado el movimiento bancario con el asiento. En la parte de Efectos preconciliados, nos pagará o cobrará el efecto, dejando punteado el apunte del banco generado y dejará el movimiento conciliado con el efecto y el asiento generado al cobrar o pagar.
CONCILIACIÓN MANUAL
La conciliación manual me permite conciliar uno o más movimientos con un asiento o con un efecto o uno o mas asientos o efectos con un movimiento.
Al marcar movimientos y asientos o efectos nos aparecerá un botón “Conciliación manual”. Siempre comprobará que las fechas estén dentro de los rangos establecidos en la parametrización, comprobará lo mismo con los importes y su parametrización. Si todo es correcto realizará la conciliación de lo seleccionado.
INFORMACIÓN DE SALDOS
En la parte central de la pantalla hay una zona en la que podemos ver los saldos, con la siguiente información:
- Mov. Debe: Suma de movimientos debe del filtro superior.
- Mov. Haber: Suma de movimientos haber del filtro superior.
- Saldo Mov.: Información del úlimo saldo acumulado de los movimientos del filtro superior.
- Asiento Debe: Suma del Debe de los asientos que cumplen el filtro de la conciliación.
- Asiento Haber: Suma del Haber de los asientos que cumplen el filtro de la conciliación.
- Saldo Ejercicio: Saldo desde principio del ejercicio a la fecha Hasta que hemos puesto en el filtro de la conciliación o hasta hoy, si no hemos informado de las fechas en la búsqueda de la conciliación.
8. HISTORICO DE CONCILIACIONES
Tenemos una pantalla general para el histórico de todas las conciliaciones realizadas, menú “Conciliación”-> ”Historial”. Donde aparecerán todas las conciliaciones realizadas.
PESTAÑA PARA ASIENTOS
El botón rojo que aparece a la izquierda es para deshacer la conciliación.
En la pestaña de asientos no podemos deshacer los asientos que se han generado desde una conciliación de efectos, deberemos ir a la pestaña de efectos para deshacerlos
PESTAÑA PARA EFECTOS
9. HISTÓRICO DE CONCILIACIONES DE USUARIO
Por día, cuenta y usuario se nos generará un fichero de conciliaciones a los que podemos acceder desde “Conciliación” -> ”Conciliaciones Usuarios”
Si entramos dentro de una de ellas podremos ver una información similar a la pantalla de históricos, pero sólo para la conciliación seleccionada.
Con la diferencia que desde aquí podemos deshacer todas las conciliaciones que aparecen pulsando el botón
10. CONSULTA DE SALDOS
Existe una utilidad que nos permite ver la comparativa entre los saldos de los movimientos bancarios y los saldos de la contabilidad que hacen uso de la cuenta del banco.
Podemos acceder a ella desde Utilidades -> Consulta de saldos. Seleccionando la empresa y la fecha hasta la que queremos consultar.
Nos muestra el último saldo acumulado del banco en la fecha seleccionada, el saldo del ejercicio al que pertenece la fecha y la empresa hasta la fecha indicada, la diferencia y, en observaciones, nos muestra los movimientos bancarios pendientes de conciliar, si los tenemos.